Bemanning Cordel UTE

Forord

Det finnes mange måter å sørge for at din medarbeider får ordren sin tilgjengelig på sin Cordel Ute bruker. Vi ønsker i dette dokumentet å komme med tips til hva vi mener er «best practice» angående bruk av bemanning i Cordel og Cordel Ute. Før vi kommer dit ønsker vi å presentere de forskjellige mulighetene man har.

Innstillinger brukerprofil i forhold til bemanning

I brukerprofilene i Cordel kan man sette innstillinger for om bemanning skal brukes eller ikke, samt om ledige/ubemannede ordre skal kunne aktiveres i Cordel Ute og et valg om arbeidsleder/formann ikke skal kunne bemanne en ordre. Under vil vi forklare de forskjellige innstillingene.

Innstilling

Bruk bemanning

Funksjonalitet

  • Ved å ha på dette krysset vil man måtte bemanne ordre for at de ansatte skal få ordren opp i sin Cordel Ute
    • Dersom man bruker bemanning, vil den første medarbeideren man bemanner på ordren bli «hovedansvarlig». Dette kan også byttes i bemanningsbildet i Cordel, samt at den hovedansvarlige kan også selv endre hovedansvarlig i Cordel Ute.
    • Den som er hovedansvarlig kan også legge til andre medarbeidere på ordren i Cordel Ute.
    • I tillegg kan arbeidsleder/formann legge til medarbeidere i Cordel Ute på ordrer de selv er bemannet på selv om de ikke er hovedansvarlig.
  • Ved å ikke krysse av for denne innstillingen vil samtlige aktive ordre bli tilgjengelig for alle som benytter denne brukerprofilen. Hvem som bemannes på jobben har da ingenting å si for selve ordren, kun for kalender/personalplan.

Se ledige/ubemannede ordre

  • Ved å krysse av for denne innstillingen samtidig som man har kryss for «Bruk bemanning» (se over) vil de som benytter denne brukerprofilen ha mulighet til å veksle mellom «sine» ordre og alle ordre som er aktive og ubemannet.
  • Ved å gå inn på de ubemannede jobbene vil man kunne sette på seg selv på ordren.
  • Den første som «tar» ordren vil bli satt som hovedansvarlig og kan dermed bemanne den videre til andre også, samt endre hovedansvarlig om ønskelig. Videre gjelder regler som en bemannet ordre (se over)
  • Dersom man ikke setter på dette krysset vil ikke ledige/ubemannede ordre være tilgjengelig for brukerne med denne brukerprofilen
  • Dersom man setter på dette krysset, men ikke har kryss for bruk bemanning vil det ikke ha noe innvirkning, man vil da alltid se alle aktive ordrer uavhengig om de er bemannet eller ikke.

Arbeidsleder kan ikke bemanne

  • På medarbeiderkortet under fliken «Generell info» finnes det et kryss som heter «Arbeidsleder/Formann». I utgangspunktet vil alle som har dette krysset på sitt medarbeiderkort kunne bemanne inn andre medarbeidere på en ordre selv om de ikke er hovedansvarlig.
  • Ved å sette kryss på «Arbeidsleder/formann kan ikke bemanne» vil de som har denne innstillingen ikke kunne bemanne ordren selv om de er Arbeidsleder/formann. Da vil kun hovedansvarlig kunne bemanne i Cordel Ute. Alle i Cordel på kontoret vil fortsatt kunne bemanne ordrene.

Hvordan bemanne en ordre i Cordel

Dersom du fra Cordel på kontoret skal bemanne en ordre går du inn på ordren og velger fliken «Bemanning». Her får du opp en kalender med alle medarbeidere (eller et utvalg om du har satt opp det), hvor du kan legge til deltakere på ordren (med og uten kalenderoppføring), justere kalenderoppføringen på deltakere og fjerne deltakere fra ordren.

Bemanne og legge til i kalender

Du markerer enkelt den medarbeider som skal bemannes på ordren og klikker på «Legg til deltaker» for å legge til den markerte ansatte på ordren samtidig som det blir laget en kalenderoppføring i henhold til «Oppstart ordre» og «Leveringsdato» satt i ordren under fliken «Ordreopplysninger» Du kan selvfølgelig endre på kalenderoppføring rett i bemanningsfliken ved å ta tak å flytte på den, eller dra den ut i en av «endene» for å utvide avtalen begge veier (legg merke til at dette ikke påvirker datoene på ordreopplysninger). Du kan også dobbeltklikke på avtalen i kalenderen for å justere tidspunkter.

Alternativt kan du også merke ut ønsket tidspunkt i kalender på aktuell medarbeider, klikke med høyre musetast og velge «Ny avtale» / «New appointment». Avtalen vil da foreslå den ordren du står inne på.

En tredje mulighet er å gå rett i personalplanleggeren og markere ut ønsket tidspunkt, klikke med høyre musetast, velge ny avtale og så knytte den til korrekt ordre.

Legge til deltaker uten kalenderoppføring

Et annet alternativ er å legge til deltaker uten å legge til oppgave i kalender. Da velger du å markere aktuell medarbeider og trykker på knappen «Deltaker uten tidspunkt». Da får medarbeideren ordren på sin Cordel Ute bruker, men blir ikke laget noen kalenderoppføring på denne.

Fjerne deltaker fra en ordre

For å fjerne en deltaker om du har valgt feil, eller av andre grunner ønsker å fjerne en deltaker fra ordren kan du markere aktuell medarbeider og trykke på knappen «Fjern deltaker». Legg merke til at dette vil fjerne samtlige kalenderoppføringer på denne medarbeideren på denne ordren i så fall. For å fjerne kun enkeltavtaler sletter du avtalen direkte i kalenderen ved å klikke med høyre musetast og velge slett. Dersom det ligger igjen flere kalenderavtaler på denne ordren på den aktuelle medarbeideren vil medarbeideren da beholde ordren bemannet på sin Cordel Ute.

Ledige/Ubemannede ordre i Cordel Ute

For å få opp alle ledige/ubemannede ordre i Cordel Ute går du inn i ordrelisten og setter på «Ubemannede ordrer». Dette er en «slider-knapp». Når du har aktivert den blir knappen oransje og du vil da kun se ubemannede ordrer. For å se dine ordrer igjen slider du knappen av og du får kun de ordrene du er bemannet på (knappen er da grå).

Valg av visning

Gå til ordreliste:

Ser kun ordre du er bemannet på:

Ser kun ubemannede ordrer:

Bemanne deg selv på en ubemannet ordre

Aktiver «Ubemannede ordrer» og gå inn på aktuell ordre. Gå så til «Mannskap» og trykk på plusstegnet oppe til høyre for å velge deg selv fra listen. Du blir samtidig hovedansvarlig på ordren og kan dermed bemanne fler inn på samme ordre om ønskelig.

Bemanne andre på en ordre du er hovedansvarlig på

NB! Du kan også bemanne andre dersom du er bemannet på ordren og står til «Arbeidsleder/Formann» og har lov til det iht. brukerprofilen din.

Du vil se en stjerne (*) mellom ikonet for person og navnet på deltakeren på den som er hovedansvarlig.

Gå inn i ordrelisten og finn frem ordren. Gå inn på «Mannskap» og trykk på plusstegnet, og velg aktuell medarbeider. Samme prosedyre som å bemanne deg selv på en ubemannet ordre, men bruk da en ordre du allerede er bemannet på.

Endre hovedansvarlig

Dersom du er hovedansvarlig på en ordre kan du i Cordel Ute sette en annen deltaker som hovedansvarlig i stedet for deg. Først må du sørge for at den aktuelle medarbeideren er bemannet på jobben (se over) og så kan du utføre dette. Gå da inn på ordren fra ordrelisten og trykk på «Mannskap». Avhengig av om du har Android eller Apple holder du inne (Android) eller sveiper (Apple) på den aktuelle medarbeideren i lista og velger «Hovedansvarlig».

Ferdigmelde ordre

Det er viktig å ferdigmelde ordre når man er ferdig med ordren. Som hovedansvarlig kan du velge å ferdigmelde for kun deg selv eller for alle. Er du «vanlig» deltaker kan du kun ferdigmelde for deg selv. For å ferdigmelde går du inn på ordren fra ordrelisten, trykker på «Mannskap» og velger fullfør.

«Best practice»

Cordel Norge anbefaler å bruke innstillingen for bemanning, samt tilgjengeliggjøre muligheten for å se ledige/ubemannede ordre i Cordel Ute. Det anbefales å bemanne så godt det lar seg gjøre, og velge en fornuftig hovedansvarlig. Hovedansvarlig kan da endres av en på kontoret i Cordel, eller av hovedansvarlig selv i Cordel Ute. Videre kan da også hovedansvarlig legge til fler deltakere på ordren ved behov uten at dette trenger å gå via kontoret. I tillegg til dette vil funksjonen med ubemannede ordre gjøre det mulig for medarbeiderne med Cordel Ute å plukke jobber ved ledig tid og sette de til seg selv slik at de forsvinner fra ledig ordre listen. Etter dette er gjort kan de da legge til fler deltakere ved behov. Dette vil da gjøre at brukerne kan velge om de vil se kun ordrer de er bemannet på og dermed ha en forholdsvis kort liste, samt at de kan aktivere seg selv på en ubemannet ordre ved behov, og hovedansvarlig enkelt kan legge til flere deltakere ved behov.

Vi ønsker også å nevne at en typisk prosjektleder/serviceleder som benytter Cordel Ute i tillegg til Cordel helt fint kan ha en egen brukerprofil som ikke bruker bemanning, men har samtlige aktive ordre på lista dersom det er ønskelig. Alternativt kan man bemanne prosjektleder/serviceleder på de jobbene de har ansvar for også, men husk å tenke gjennom hvem som bør stå som hovedansvarlig, med tanke på den funksjonaliteten denne rollen gir.

Til slutt vil vi også nevne at det er viktig å ferdigstille ordrer i Cordel Ute. Som nevnt tidligere i dokumentet kan hovedansvarlig velge å ferdigstille for seg selv eller for alle på ordren, mens en «vanlig» deltaker kun kan ferdigstille for seg selv. Dersom hovedansvarlig skal ferdigstille for seg selv og la resten stå igjen på ordren anbefaler vi at hovedansvarlig først endrer hvilken deltaker som er hovedansvarlig og deretter setter seg selv til ferdig slik at en åpen og pågående ordre alltid står med en hovedansvarlig. Dersom hovedansvarlig velger å avslutte for alle er det viktig at han/hun alltid sjekker at alle har ført alt av tid/materiell/sjekklister/bilder på ordren slik at de ikke får usynkronisert informasjon, og manglende timer etc.