Oppsett Equity

Om tjenesten

Med Equity-modulen påslått vil fakturaer og betalinger automatisk overføres til Equity slik at de kan ta seg av betalingsoppfølgingen. For brukeren skal dette skje sømløst og automatisk. I det brukeren skriver ut en faktura vil fakturadataene også overføres til Equity i bakgrunnen. I det brukeren har vært inne og registrert en betaling vil denne automatisk overføres til Equity i bakgrunnen.

Fakturaer og betalinger som er overført til Equity kan ikke slettes fordi det da vil bli mismatch, men må heller korrigeres med negative innbetalinger og kreditnotaer ved behov.

Når en faktura er overført til Equity tar de seg så av videre oppfølging med purringer og påminnelser, men Equity tar seg ikke av inkasso.

Igangsettelse

Når vi setter i gang Equity-modulen hos kunder er det et par punkter som er viktige å huske på.

  • Cordel bør være oppdatert til siste versjon.
  • Oppsettet gjøres i Fakturering -> Konfig -> Standard Fakturaopplysninger -> Equity
    • Angi oppgitt kreditor-id, account-id og account-key. Disse skal ha blitt opplyst om fra Equity.
    • Angi oppstartsdato. Som regel dagens dato, men kan også settes bakover i tid. Fakturaer og betalinger fra før denne dato blir ikke overført til Equity.
    • Overfør åpne poster. Dette skal bare gjøres for kunder som ikke har kundeforhold med Equity fra før.
    • Sett factoring på alle kunder til «ja». Dette kan settes til «nei» for de kundene som ikke skal behandles via Equity. Denne operasjonen gjøres enklest via «juster»-funksjonen i kundeoversikten.
  • Automatisk overføring av åpne poster (Reconciliation Audit) settes opp som en planlagt oppgave.
    • Ny periodisk jobb, med frekvens minst daglig. F.eks. kl. 06:00 og 12:00
    • Angi Cordel (SKW.EXE) som program som skal kjøres, og angi parameter /autoreport=102 /epost=..@..no
    • Legg til «Start i» mappe.

Synkronisering

Hver gang en faktura eller innbetaling registreres i Cordel kommuniseres denne også til Equity. Til tider kan denne kommunikasjonen falle ut, f.eks. hvis Internettforbindelsen er nede. I slike tilfeller vil Cordel mellomlagre alle meldinger som ikke blir overført. Ved en senere anledning blir disse meldingene så behandlet. Hver gang kommunikasjon mot Equity åpnes, sjekkes det derfor også om det ligger meldinger i køen som ikke er overført, og disse overføres i så fall.

Renteberegning

En del av betalingsoppfølgingen fra Equity er å ta seg av renteberegningen på forfalte krav. Disse renteberegningene må også kommuniseres med Cordel slik at reskontroen i de to systemene er identiske. Renteberegningene hentes over fra Equity til Cordel som en del av Reconciliation Audit. Slike renteberegninger fra Equity genererer rentenotaer i Cordel, og disse kobles i tur mot fakturaen renteberegningen hører sammen med. Restansen fra rentenotaen flyttes dermed over til fakturaen. Dette tas også hensyn til ved eventuell betaling av rentenotaen.

Fordi rentenotaene genereres automatisk, blir de også bokført automatisk. Det sendes så en liste med opprettede rentenotaer til angitt epostadresse. Denne adressen angis som oppstarts parameter /epost. Om parameteren mangler vil listen ikke bli sendt.

Tips og triks og lure ting

  • En faktura eller betaling som er overført til Equity kan ikke slettes.
  • Om noe går skeis så en faktura eller betaling må overføres på nytt så kan du trykke CTRL+H for å tvinge gjennom en overføring.
  • Det finnes Equity-knapp på fakturaer og på kunder for direkte oppslag på websiden til Equity.
  • Equity har litt behandlingstid på overførsler, så det kan ta en del tid før fakturaer og betalinger dukker opp på websiden.
  • Equity beregner renter og det opprettes automatisk rentenotaer i Cordel.