Det er lurt å opprette serviceavtale hvis avtale om for eksempel årlig service på et anlegg eller andre tidsintervaller. Dette er for å holde kontroll når neste sjekk må utføres, samt at du kan generere serviceordrer på bakgrunn av avtalene. Her er en beskrivelse på hvordan serviceavtale opprettes i Cordel, samt hvordan den blir til en ordre:
- Trykk på «Hele menyen» – «Ordrer» – «Serviceavtaler»
- Trykk videre på «Ny»
- Registrer aktuell informasjon under de forskjellige skillekortene
- Skriv inn hvilken dato jobben skal utføres for første gang ved å trykke på knappen «Sett neste dato»
- Videre i «Intervall» for hvor ofte avtalen skal utføres (for eksempel 1 gang per år). Her kan du velge mellom dager, uker, måneder og år.
- Deretter vil «Neste aktivitet» og «Neste serviceintervall» fylles ut automatisk ut i fra oppgitt informasjon. Det er mulig å overstyre for neste service ved å sette inn en manuell dato. Dette kan være aktuelt i tilfeller hvor du er avhengig av at kunden er hjemme eller lignende og du ikke kan komme og gå som du vil. Da vil fortsatt neste intervall følge etter intervallinnstillingene, men akkurat den neste datoen vil bli endret.
- Fyll videre ut i «Estimert timetall» og «Fastpris» . Dersom det er en fastpris avtale anbefaler vi å legge inn denne avtalte prisen under «Fast pris». Er det en regningsjobb lar du dette feltet stå blankt.
- I feltet «Mal (ordrenummer) må du fylle ut hvilken ordre som skal være en mal for avtalen. Det lønner seg å ha to «mal ordrer» liggende i ordreregisteret, en på regning (etter medgått) og en på fast pris (for eksempel fast pris enkel). Disse to ordrene bør bare ligge i ordreregisteret og ikke brukes til noe, slik vil du enkelt kunne legge inn riktig mal for avtalen.
- Det er mulig å regulere prisen på 3 forskjellige måter:
| «Manuell – ingen automatisk regulering» | Her vil prisen ikke justeres, den vil alltid forholde seg til angitt pris. |
| «Indeks – automatisk regulering ihht. valgt indeks» | Ved valg av indeks, vil det komme opp forslag til hvilken indeks du ønsker å benytte. |
| «Prosent – reguleres fra prisregulering-funksjonen» | Stå på serviceavtaleregisteret. Trykk videre på «Prisregulering». Velg riktig ID og sett inn ønsket prosent for justering av pris. Trykk videre på «Aktiver (F12)» slik at prisen økes med for. eks. 5% ved neste ordre. Dette må gjøres hver gang prisen skal justeres. Du har muligheten til å justere/øke prisen på flere serviceavtaler samtidig. |
- Du har muligheten til å kopiere serviceavtalens notat til ordrens notat og/eller interne notat ved å krysse av for dette i sine respektive avkryssningsbokser
- Du kan også legge til skjemaer, dokumenter og notat som ligger knyttet til avtalen under sine respektive faner.
- Når alle opplysninger er lagt inn trykker du på Lagre, og avtalen blir lagret. I registeret over serviceavtalene vil det alltid bli sortert etter «neste aktivitet» slik at den neste avtalen som skal utføres (lages ordre på) blir liggende i toppen.
Opprette ordre fra serviceavtale
En av oppgavene til serviceavtaler i Cordel er å generere ordrer. Dette kan gjøres på flere måter. De to mest brukte er:
- Opprette ordre fra en enkelt avtale
- Opprette ordre for flere avtaler samtidig (det blir opprettet en ordre per avtale)
For å opprette ordre på bakgrunn av en enkelt serviceavtale
- Gå inn på den aktuelle serviceavtalen
- Trykk på «Lag ordre (F8)» etter at du har sett over at alt stemmer
- Det blir opprettet en ny ordre under «Serviceordre» som behandles på vanlig måte som alle andre serviceordrer og «Neste serviceintervall» endres til neste avtalt dato.
For å opprette ordre på flere avtaler samtidig
- Stå i oversikten over alle serviceavtaler
- Trykk på knappen Lag ordrer
- Gjør et utvalg for å velge hvilke avtaler som skal opprettes som ordre. Dett kan for eksempel være «Neste aktivitet» og så sette en fra og til dato. Se eksempel i bildet under.
- Etter å ha valgt et fornuftig utvalg trykker du på Aktiver og avtalene som ligger innenfor dette utvalget vil bli opprettet og «Neste aktivitet» i avtalene vil endre seg iht. intervallinstillingene.
Du har også muligheten til å stå på serviceavtaleregisteret for å utføre ulike andre handlinger, som f. eks:
- «Periode» – Her kan du regner ut timeantallet for alle aktiviteter innenfor en periode.
- «Kopier» – Her kan du kopiere fra en tidligere serviceavtale for å lage et grunnlag når du oppretter en ny en.
Det kan være lurt å «Deaktiverer Avtale» når avtalen er ferdig. Denne knappen kan du finne på en serviceavtale når du står på «Generell info (F2)» på høyreside . Det er alltid mulig å finne den tilbake ved å trykke på «Vis» i serviceavtaleregisteret. Dette er for å ha en oversiktlig register.