Innledning
I forbindelse med EUs personvernforordning (GDPR) har vi innført en anonymiseringsknapp for hvert register der det er innført i Cordel. Du må selv vurdere om du vil bruke anonymiseringsknappen i henhold til gjeldende regelverk, som f.eks. EUs personvernforordning (GDPR), regnskapslovgivningen etc. Det som er greit å huske er at personopplysninger er data som kan knyttes til en enkeltperson. Dette kan for eksempel være navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse til denne personen, eller en kombinasjon av dette som gjør det mulig å anslå hvilken person som befinner seg bak dataene.
For andre GDPR-relaterte opplysninger i Cordel, brukes ordinære slettefunksjoner.
Vil du lese mer GDPR, kan du gå inn på Datatilsynets sider https://www.datatilsynet.no/
Knappen «Anonymiser» finner du følgende steder:
- Kunder
- Leverandører
- Brukerkonfigurasjon (Cordel brukere)
- Medarbeidere
NB! Etter at du har anonymisert en kunde, leverandør, brukerprofil eller medarbeider vil du ikke ha mulighet til å hente tilbake den slettede informajsonen.
Kunder
Dersom du ønsker å anonymisere en kunde søker du opp kunden og går inn på kundekortet. Nederst til høyre finner du en knapp som heter «Anonymiser». Ved å trykke på denne vil du kunne anonymisere kunden ved at navnet på kunden blir endret til «Avsluttet customer» og adressen, kontaktpersoner og lignende blir også borte fra kundekortet. Man kan i tillegg huke av for «fjern dokumenter» og fjern «notat» for å fjerne dokumenter og notater som ligger på kundekortet (eventuelle notater og dokumenter som ligger på et tilbud, en ordre eller faktura blir værende i systemet og må eventuelt manuelt slettes dersom nødvendig).
Følgende blir blanket ut / slettet ved bruk av knappen på en kunde:
- Kontaktpersoner slettes
- Feltene Navn (inkl. for- og etternavn hvis det brukes), Alle adresser, Postnr+Sted,alle vareadresser, Fakturaadresse, Foretaksnr/Fødeselsnr, Telefon, Telefax, Mobil, Epost og Web-side blankes ut.
- Alle notater på kunden slettes.
- Alle dokument på kunden slettes.
Leverandører
Dersom du ønsker å anonymisere en leverandør søker du opp leverandøren og går inn på leverandørkortet. Nederst til høyre finner du en knapp som heter «Anonymiser». Ved å trykke på denne vil du kunne anonymisere leverandøren ved at navnet blir endret til «Avsluttet leverandør» og adressen, kontaktpersoner og lignende blir også borte fra leverandørkortet. Man kan i tillegg huke av for «fjern dokumenter» og fjern «notat» for å fjerne dokumenter og notater som ligger på leverandørkortet (eventuelle notater og dokumenter som ligger på en bestilling, inngående faktura/autofakt og lignende blir værende i systemet og må eventuelt manuelt slettes dersom nødvendig).
Følgende informasjon blankes ut / slettes ved bruk av knapen på en leverandør:
- Kontaktpersoner slettes
- Feltene Navn (inkl for- og etter-navn hvis det brukes), Alle adresser, Postnr + Sted, Land og landkode, Telefon, Telefax, E-post, Foretaksnr og Bankkontonr blankes ut.
- Alle notater på leverandøren slettes
- Alle dokumenter på leverandøren slettes.
Brukerregister
Dersom en ansatt med tilgang til Cordel slutter eller av andre grunner ikke lenger skal ha tilgang til deres Cordel kan det være lurt å anonymisere brukeren. Dette er også i tråd med GDPR lovgivningen. For å gjøre dette går du til «Systemkonfigurasjon» som du finner under hele menyen, åpner opp menyvalget og velger «Brukerkonfigurasjon». Her vil du få opp en liste over alle brukere i deres Cordel. Man kan da merke aktuell bruker og trykke på anonymiser knappen. Brukeren vil da bli anonymisert med navnet «Anonymisert bruker x».
Følgende informasjon blankes ut / slettes ved bruk av knapen på en bruker:
- Navn, Telefon og E-post blankes ut
Medarbeider
Dersom en ansatt slutter bør du anonymisere den ansatte dersom det inntreffer innenfor den aktuelle GDPR lovgivningen. For å gjøre dette går du til medarbeiderregisteret som du finner under «Hele menyen» à «Basisregistre» à «Medarbeidere». Her finner du den aktuelle medarbeideren som skal anonymiseres og klikker deg in på den personen. Trykk så på anonymiser knappen og medarbeideren får navnet «Avsluttet medarbeider».
Følgende informasjon blankes ut / slettes ved bruk av knapen på en bruker:
- Feltene Navn, Adresse, Postnr+Sted, Telefon og E-post blankes ut.
- Alle notater fjernes
- Alle dokumenter på medarbeideren slettes.