Fra og med 2.0 revisjon 118 og 2.1 revisjon 57 endrer vi hvordan Cordel håndterer elektronisk fakturering, slik at det skal bli enklere å sende elektronisk faktura både til bedrifter (EHF) og privatpersoner (eFaktura Privat).
På kundekortet valgte man tidligere om kunden skulle motta elektronisk faktura via «Aksesspunkt» dersom det skulle sendes faktura på EHF, og «eFaktura Privat» dersom det skulle sendes elektronisk faktura til en privatperson. Dette ble også da satt automatisk ved oppslag på organisasjonsnummer (for bedrift) og mobiltelefon nummer (for privatperson) basert på om kunden var registrert for å motta elektronisk faktura i respektive kanaler på det tidspunktet man faktisk la inn organisasjonsnummeret eller mobiltelefonnummeret, alternativt via funksjonen for «Sjekk aksesspunkt» som du fant under «Konfig» i kunderegisteret. Dette blir nå tatt vekk og erstattet av et valg som heter «Automatisk». Alle kunder vil som standard ha «Automatisk» på kolonnen «Elektronisk faktura» under «Salgsinformasjon» på kundekortet.
Dette medfører at Cordel ikke lenger sjekker om kunden kan motta faktura elektronisk (EHF/eFaktura Privat) på innleggelsestidspunktet. Fra og med denne revisjonen vil dette sjekkes ved utsendelse av faktura (aktivering av fakturautskrift) i stedet.
I tillegg er det kommet en innstilling på kundekortet (over navn på kunde) hvor man kan velge om kunden er en person eller en organisasjon. Denne innstillingen vil benyttes med tanke på om det skal sjekkes om kunden kan motta elektronisk faktura. Slik at de som står som Kundetype=Person vil sjekkes mot eFaktura Privat registeret og de som står som Kundetype=Organisasjon vil sjekkes opp mot Peppol registeret (de som kan motta EHF).
Det er også kommet en innstilling som du finner under Konfig knappen i fakturaregisteret som bestemmer om en privatperson sin faktura skal sendes til aksesspunktet uansett om kunden kan motta eFaktura Privat eller ikke. Dersom den sendes uansett vil aksesspunktet printe ut fakturaer til kunder som ikke kan motta eFaktura Privat og sende i posten til de aktuelle. NB! Dette er det en tilleggskostnad for. For å sette denne innstillingen gjør du følgende:
- Naviger deg inn i Fakturaregisteret i Cordel (Hele menyen à Faktura/Kundereskontro à Fakturering
- Trykk på Konfig à Standard fakturaopplysninger
- Gå inn på fliken «eFaktura (F9)»
- På feltet «eFaktura privat» har du en nedtrekksmeny med to valg:
-
- Kun elektronisk à Dette valget gjør at Cordel ikke sender fakturaen til aksesspunktet dersom kunden ikke kan motta eFaktura Privat. Faktura vil bli sendt på e-post eller skrevet ut på din printer og du må selv poste fakturaen (avhengig av innstillingen på kundekortet på aktuell kunde)
- Elektronisk og papir à Faktura til privatpersoner vil alltid sendes til aksesspunktet og aksesspunktet printer ut og sender i posten dersom kunden ikke kan motta eFaktura Privat (mot en ekstra kostnad).
Ved at kunden er satt opp til «Automatisk» på kundekortet på feltet «Elektronisk faktura» vil da følgende prioritering følge:
Organisasjoner:
- Faktura sendes på EHF dersom organisasjonsnummeret er fylt ut og finnes i mottaksregisteret for EHF (PEPPOL)
- Faktura sendes i henhold til innstillingene på kundekortet enten til e-post eller til utskrift hos deg og du må sende fakturaen med posten selv dersom kunden ikke er registrert i mottaksregisteret (eller organisasjonsnummer mangler på kundekortet)
Dersom fakturaen blir skrevet ut på papir selv om krysset for send faktura på efaktura er krysset av kan det være at firmaet ikke er meld inn som mottaker av EHF faktura.
Du kan sjekke om et firma er registrert for mottak her: Peppol
Søk ved å skrive inn"0192:" fulgt av ORGnr. eller firmanavn
Personer når innstillingene på eFaktura Privat er satt til «Elektronisk og papir»:
- Faktura sendes til kunde på eFaktura privat dersom kunden finnes i mottaksregisteret for eFaktura Privat
- Aksesspunktet printer ut og sender faktura i posten til kunden dersom kunden ikke finnes i mottaksregisteret for eFaktura Privat
Personer når innstillingene på eFaktura Privat er satt til «Kun elektronisk»:
- Faktura sendes til kunde på eFaktura privat dersom kunden finnes i mottaksregisteret for eFaktura Privat
- Faktura sendes i henhold til innstillingene på kundekortet enten til e-post eller til utskrift hos deg og du må sende fakturaen med posten selv dersom kunden ikke er registrert i mottaksregisteret (eller informasjon for oppslag mangler på kundekortet)
Ofte stilte spørsmål:
- Er det mulig å sette opp at kunde ikke skal ha elektronisk faktura selv om de kan motta det?
- Ja det er det. På kundekortet under fliken «Salgsinformasjon» setter du feltet «Elektronisk fakturering» til «Ingen elektronisk fakturering» og denne kunden vil aldri få elektronisk faktura (EHF/eFaktura Privat) selv om de kan motta dette.