Når du har fått bekreftet fra Abax at API integrasjonen mot Cordel er åpnet opp er det enkelt å sette opp selve integrasjonen i Cordel.
For mer informasjon om integrasjonen og bestilling, klikk her.
Her følger en guide for hvordan du kommer i gang:
Oppsett i Cordel
1. Finn e-posten fra Cordel Norge hvor «client_id» og «client_secret» står.
2. Gå inn i din Cordel
3. Gå til «Hele menyen» à «Basisregistre» à «Medarbeidere»
4. Trykk på knappen «Kjørebok»
5. Velg type = ABAX
6. Legg inn «client_id» på feltet «Identifikator» og «client_secret» på feltet «Hemmelighet».
7. Sett standard timekategori for kilometer (må være en kategori som er per km kjørt). Altså den timekategorien som sier noe om hvor mye én kjørt km skal koste.
8. Velg om medarbeidere skal kunne velge en hvilken som helst bil, eller om de kun har tilgang til sin egen bil. For eksempel bør dette krysset stå på om det praktiseres «fellesbiler» og at medarbeidere skal ha mulighet til å knytte turene på disse bilene inn på ordre via Cordel UTE. Denne innstillingen vil gjelde for alle i din bedrift.
- Sett kryss i feltet «Medarbeidere kan velge bil» dersom alle biler skal være tilgjengelig for alle Cordel UTE-brukere (den bilen du er koblet mot på ansattkortet vil fortsatt foreslås, er du ikke koblet mot en bil vil det bli foreslått den bilen din bruker brukte sist)
- Ikke sett kryss dersom du kun skal ha tilgang til bil som du er koblet til på ansattkortet. Medarbeidere som ikke er koblet mot en bil vil da ikke ha mulighet til å benytte seg av integrasjonen.
9. Sett eventuelt opp intervaller:
- Gå videre til fliken «Intervaller (F3)»
- Trykk på «Ny»
- Legg inn fra hvor mange kjørte km intervallet skal starte og slutte
- Velg rett timekategori for intervallet (f.eks servicebil sone 1)
- Dersom bruk av typisk soner hvor prisen er gitt uavhengig av antall kjørte km i intervallet er det viktig å huke av for «Registrer som en tur»
Eksempel kan være:
Intervall 1 er 0 til 15 km som kobles mot servicebil sone 1.
Husk å huke av for «registreres som én» dersom det skal bli 1 stk. av enheten ved kjøring av x antall km innenfor intervallet (for eksempel skal det registreres 1 stk. av servicebil sone 1 uavhengig av om man har kjørt 1 km eller 15 km)
Intervall 2 er 15,1 til 30 km som kobles mot servicebil sone 2
Husk å huke av for «registreres som én» dersom det skal bli 1 stk. av enheten ved kjøring av x antall km innenfor intervallet (for eksempel skal det registreres 1 stk. av servicebil sone 2 uavhengig av om man har kjørt 16 km eller 30 km)
Ved antall kjørte km utenfor intervallene som settes opp vil den kategorien du satte i punkt 7 benyttes med da x antall.
10. Nå skal det knyttes biler til den ansatte
- Gå inn på aktuell medarbeider
- Gå til fliken «kjørebok» på medarbeiderkortet
- På «VehicleID» legger du inn regnr. som er registrert mot korrekt Abax enhet (finnes også i abaxportalen)
NB! Ikke ha mellomrom mellom bokstaver og tall i reg.nr på bilen. - Gjenta på aktuelle medarbeidere.
Brukerguide Cordel UTE og Abax
I Cordel UTE vil du nå i hovedmenyen få opp et menyvalg som heter «Kjørebok».
På grunn av reelle data vil fra og til adresse være utydelig/utvisket i eksempelbildene.
Når du har gått inn i «Kjørebok» får du en oversikt over uavhentede turer fra Abax, basert på valgt intervall. Du kan velge om du vil se i dag, siste 7 dager, eller siste 30 dager med kjørteturer. Det vil si at alle kjørte turer er tilgjengelige, selv om de har vært i bruk tidligere.
For å velge intervallet på hvor lang tid tilbake du vil se uavhentede turer trykker du på intervallteksten på toppen av listen. Du vil så kunne velge intervall.
Knytte en reise til en ordre
Etter du har valgt rett intervall får du opp oversikten over turer i den perioden. For å koble en av disse turene til en ordre må du først velge rett ordre og eventuelt jobbnummer (dersom jobb blir brukt på aktuell ordre). Deretter huker du av den turen som du ønsker å belaste ordren, og trykker på «Lagre». Turen blir nå belastet ordren.
Det kan også legges til kommentar i internt notat ved å huke av og skrive inn en kommentar.
Knytte flere reiser til samme ordre
Noen ganger kan Abax splitte opp din kjøretur i flere turer/reiser. For eksempel om du stopper innom grossisten, må vente lenge på rødt lys eller andre scenarioer. Du kan da enkelt velge å huke av for flere turer i Cordel UTE og koble mot en og samme ordre. I tillegg vil du da ha muligheten til å «slå sammen» turene du har huket av slik at det blir tolket som én tur. For å gjøre dette huker du av for de reisene som henger sammen, huker av for «Slå sammen». Når du huker av for flere turer samtidig vil du se totalt kjørte km på de aktuelle turene i en sum rett over «Lagre-knappen». Husk å velg korrekt ordre og eventuelt jobb før du trykker lagre.
- Dersom du huker av for «Slå sammen» blir turene registrert som én tur, og totale km kjørt vil bli registrert samlet.
- Dersom du ikke huker av for «Slå sammen» blir alle turene du har huket av registrert som forskjellige turer, men mot samme ordre. Turene blir da registrert med en linje per tur på ordren med sine respektive kjørelengder.