For å komme i gang med Automile i Cordel må følgende innstillinger gjøres:
Generelle innstillinger for bedriften
Velg «Basisregistre», «Medarbeidere» og trykk på «Kjørebok» oppe til høyre.
Du vil da få opp vinduet «Konfigurasjon kjørebok». For å finne informasjonen som skal settes i dette vinduet, se forklaring nedenfor.
Flåteadministrator
Flåteadministrator/«Fleet Manager» settes i Automile sin portal. Brukernavn og passord til bedriftens flåteadminitrator i Automile legges inn i Cordel.
Skulle det være problemer rundt dette så anbefales det å kontakte Automile direkte, https://automile.no/contact
Aktivering av integrasjonen mot Cordel gjøres i Automile sin portal. Velg «Innstillinger» og «Integrasjoner» og aktiver «Cordel UTE».
Standard timekategori
Dette er timekategorien som skal benyttes ved registrering av kjøring, med mindre registreringen berøres av forhåndsdefinerte intervaller (se neste punkt).
Det er viktig at valgte timekategorier er satt opp riktig, spesielt med tanke på lønnsart.
Standard timekategori for bompassering
Når man skal registrere bompassering så vil denne føres mot timekategorien som settes her.
Timekategorien må ha en timepris på 1 kr. Koster for eks. bompasseringen 20kr så vil antallet settes til 20.
API-et til Automile tilbyr i dag både pris med og uten rabatter. Du kan velge om du skal bruke rabattert sats ved å sette på dette krysset.
Intervaller
I vinduet «Konfigurasjon kjørebok» har man en egen fane for «Intervaller» i Cordel.
Her kan man definere at for eks. ved kjøring fra X km til Y km så skal timekategori Z benyttes.
Eksempel:
Ønsker man egen fastpris for kjøring fra og med 0 km til og med 20 km. Da setter man opp dette, velger riktig timekategori – samt krysser av for «Registrer som en». Denne timekategorien får da én i antall.
Legger man så inn et intervall som går fra 21 km til og med 50 km, samt IKKE krysser av for «Registrer som en» så vil timekategorien få likt antall som faktisk kilometer (gitt at antallet er mellom 21km og 50km).
Innstillinger for medarbeider
Velg «Basisregistre» og «Medarbeidere» i Cordel. Klikk deg inn på aktuell medarbeider og velg «Kjørebok (F7)».
Her legges ID på sporingsenheten inn. Denne finner du på følgende måte:
I Automile sin portal velger du «Kjøretøy» og trykker «Vis» på ønsket kjøretøy. I URL-en i nettleseren vil du da finne ID-en til sporingsenheten – siste siffer etter «/».
Skulle det være problemer rundt dette så anbefales det å kontakte Automile direkte, https://automile.no/contact
Cordel UTE app
Så lenge «VehicleId» er fylt ut under kjørebok på medarbeideren i Cordel (inne) så kommer det et eget valg for Travel Log / kjørebok på hovedmenyen i Cordel Ute.
Trykker man her får man opp ordre, jobb og uavhentede turer fra Automile basert på valgt tid. Man kan velge mellom de siste 2, 7 og 30 dager bakover i tid. Man kan huke av for flere turer samtidig. Disse blir da registrert som individuelle registreringer. Velger man å krysse av for «Merge trips» / «slå sammen turer» blir utvalget registrert som én tur hvor kilometerstand er summen av valgte turer.
Når man trykker på «Save» lagres turene som en vanlig timeregistrering. Disse må godkjennes på vanlig måte i Cordel.
Bom
Om man krysser av for Bom/toll når man registrerer en tur så kommer registrerte bompasseringer automatisk med når man trykker save. Disse lagres som egne timeregistreringer (i likhet med selve kjøreturen).
Notat
Under innstillinger har man et valg for om man tillater at reisedata lagres.
Dette er gjort av hensyn til GDPR. Om brukeren krysser av her så vil notatet på registreringene inneholde info om tidspunkt og fra- og til-adresse.
Er ikke dette krysset aktivt så kommer det en tekst om at man kan gå til Automile-portalen for å finne mer info (i internnotatet står det ID til registreringen i automile).