Oppsett timebank – Cordel
Før du kan begynne å bruke timebank i Cordel og Cordel Ute må det settes opp noen grunnleggende innstillinger i timekategorier og lønnsarter. I de neste avsnittene vil vi fortelle hvordan dette settes opp.
Lønnsarter
Opprett lønnsarter for opparbeidelse og uttak av timer i Cordel:
Lønnsart | Navn |
997 | Timer til avspasering |
998 | Utbetaling avspaserte timer |
Disse lønnsartene kan også hete noe annet eller ha et annet lønnsartnr. Det viktige her er at det stemmer overens med det du setter opp i lønnssystemet ditt.
For å opprette disse lønnsartene i Cordel går du til Hele menyen → Basisregistre → Timekategorier og her trykker du på knappen Lønnsarter
Når du kommer inn i lønnsart-registeret trykker du på Ny og legger inn lønnsartkoden på feltet «NR» og navnet på feltet «Beskrivelse». Videre er det viktig å sette «Faktor» til «1» på oppsparingskoden og til «-1» på uttakskoden, samt å velge rett kategori. For oppsparing skal kategori være «Timebank (opptjening)» og for uttak skal kategorien være «Timebank (uttak)». Se bildene under. Husk å trykke Lagre etter du har lagt inn dataene.
Eksempel på oppsett av opptjeningskategori:
Eksempel på oppsett av uttakskategori:
Timekategorier
Når du har satt opp lønnsartene for opptjening og uttak mot timebank kan du koble dette til timekategoriene det skal kunne spares opp timer til banken på, samt at du må opprette en egen timekategori for uttaket.
Koble opptjening til timekategori
For å kunne spare opp timer til timebanken må du koble lønnsarten du laget for opptjening til den/de timekategoriene du skal kunne spare opp på. Det er kun mulig med time for time. Dersom det for eksempel skal være mulig å spare timer i banken med timekategori 100 – Arbeid ordinær tid og timekategori 300 – Lærling ord. tid må du legge til lønnsart for opptjening av timebank på disse to timekategoriene. Det gjøres ved å stå i timekategoriregisteret, gå inn på den / de respektive timekategorien, og legge til lønnsart 997 (i vårt eksempel) på den neste ledige lønnsarten. Trykk så lagre når du er ferdig:
Opprette timekategori for uttak av timebank
Etter du har koblet opptjeningen til de kategoriene det skal være mulig å spare timer med, må du opprette en egen timekategori for uttak. Da oppretter du en ny timekategori på vanlig måte (stå i timekategoriregisteret og trykk på Ny).
Fyll ut et fornuftig timekategorinummer og legg inn en fornuftig tekst, for eksempel «Uttak timebank». Enhet skal være «tim» og timepris settes i 0. Selvkost settes til normal selvkost i deres bedrift (gjennomsnittlig timelønn + sosiale kostnader pr time + indirekte kostnader pr time), salgskonto kan stå til 0 og Status settes til «Intern». På lønnsarter knytter du uttakslønnsarten du laget tidligere til timekategorien. Se eksempelbildet under:
Hvis avspaserte timer skal utbetales må det også legges til lønnsart for vanlig lønn og på begge skal være kryss i avhukingsboksene bak lønnsartene. I eksempel bilde under lønnsart 998 sørger for å redusere timer i timebank, mens lønnsart 10 sørger for at det blir beregnet lønn.
Oppsett / klargjøring for bruk av timebank i Cordel Ute
For å kunne benytte seg av timebank funksjonen i Cordel Ute må den enkelte medarbeider ha tilgang til dette, samt timekategoriene som benyttes. Dette settes på brukerprofilene mot Cordel Ute som du finner under Hele menyen → Basisregistre → Medarbeidere
Inne på medarbeidere vil du se en knapp som heter Brukerprofiler. Her må du sette på at de som benytter seg av den respektive brukerprofilen skal kunne bruke timebank med Cordel Ute. Man kan differensiere dette gjennom å ha flere brukerprofiler hvor en brukerprofil har tilgang og en ikke, og dermed knytte de ansatte til forskjellige brukerprofiler.
Inne på den respektive brukerprofilen finner du «Kan bruke timebank» og setter på kryss i denne avhukningsboksen:
I tillegg er det viktig at dersom man benytter seg av at et utvalg av timekategorier er synlig i Cordel Ute (og ikke alle timekategorier), må man sette på at den nye timekategorien man opprettet «Uttak timebank» skal være mulig å velge i Cordel Ute. Dette gjøres også på den respektive brukerprofilen under fliken «Timekategori».
Dersom det ikke står kryss i «Bruk tillatte timekategorier» vil alle som bruker denne profilen ha tilgang til alle timekategoriene, inkludert «Uttak timebank». Står det derimot et kryss i denne boksen må du sørge for å sette kryss i boksen foran kategorien «Uttak timabank».
I dette eksempelet har man tilgang til alle kategorier:
I dette eksempelet har man kun tilgang til angitte kategorier og må dermed passe på å sette kryss for «Uttak timebank» også:
Bruke timebankfunksjonen i Cordel og Cordel Ute
Man kan bruke timebank funksjonen både i Cordel og Cordel Ute, men det mest naturlige er at man bruker selve funksjonen i Cordel Ute, med mulighet for administrasjonen til å kunne se på timebanklogg i Cordel. Dette vil bli forklart i avsnittene under.
Generelle regler ved bruk av timebank
Ved bruk av timebank i Cordel vil man kunne spare en time for en time. Det vil si at jobber du en time ekstra en dag og ønsker å spare opp denne i banken til for å kunne avspasere på et senere tidspunkt vil du føre opp 1 time på timebanken og du kan dermed ta ut en time fra timebanken senere.
Du fører opptjeningen på den ordren du har jobbet på, med vanlige kategorier slik at det vil bli fakturert kunde på vanlig måte.
Uttaket av timebanken (avspasering) føres på din intern-ordre med rett timekategori.
Bruke timebank i Cordel Ute
Opptjening av timer
Når du opptjener deg timer fører du de på vanlig måte, bortsett fra noen få unntak. Et eksempel kanvære at dere jobber normalt 7,5 timer og du har jobbet 9,5 timer på en ordre i dag. For å kunne spare de siste 2 timene i banken må du splitte opp føringen din i Cordel Ute. Først fører du 7,5 timer på den vanlige timekategorien som vanlig. Når dette er gjort gjør du en ny timeføring på riktig
ordre (kundeordre) hvor du fører de resterende 2 timene med vanlig timekategori. Huk så av for at du ønsker timene inn i timebanken.
Dersom prikken er oransje har satt på at du vil spare timene du registrerer i banken. Er prikken grå sparer du ikke i timebanken.
Sjekke din timebank i Cordel Ute
Hvis du ønsker å sjekke hvor mange timer du har i banken din, når du har tatt ut eller spart opp timer osv. kan du sjekke dette via menyvalget «Timelister» i appen.
Her vil du se saldoen din øverst til høyre og du kan klikke deg inn på en periode for å se loggen for din timebank lenger ned i bildet.
For å se loggen for din timebankoppsparing og dine uttak velg ønsket periode fra nedtrekksmenyen og trykk på «OK».,
Føre uttak fra timebanken i Cordel Ute
Når du har fått lov å avspasere er det også viktig at du fører timene du har fått fri. Disse skal da hentes fra timebanken og det gjøres på følgende måte:
Gå inn i timeregistrering som vanlig, men velg å før timer mot din internordre. Når du fører avspaseringstimene, skal du benytte deg av timekategorien «Uttak timebank». Da vil timene i banken din reduseres, og du vil få lønn for timene.
Bruk av timebank i Cordel
De samme prinsippene som for Cordel Ute gjelder:
Opptjening av timer
Når du opptjener deg timer fører du de på vanlig måte, bortsett fra noen få unntak. Et eksempel kan være at dere jobber normalt 7,5 timer og du har jobbet 9,5 timer på en ordre i dag. For å kunne spare de siste 2 timene i banken må du splitte opp føringen din i Cordel. Først fører du 7,5 timer på den vanlige timekategorien som vanlig. Når dette er gjort gjør du en ny timeføring på riktig ordre (kundeordre) hvor du fører de resterende 2 timene med vanlig timekategori. Huk så av for at du ønsker timene inn i timebanken.
Føre uttak av timebank
Når du har fått lov å avspasere er det også viktig at du fører timene du har fått fri. Disse skal da hentes fra timebanken og det gjøres på følgende måte:
Disse timene skal føres mot din internordre. Når du fører avspaseringstimene, skal du benytte deg av timekategorien «Uttak timebank». Da vil timene i banken din reduseres, og du vil få lønn for timene.
Oversikt over timebanken til de ansatte
Som leder kan det være greit å ha en oversikt over timebanken til de ansatte. For å se på denne oversikten går du inn på den enkelte medarbeider under Hele menyen → Basisregistre → Medarbeidere og velger fliken Timebank. Her vil du kunne se saldoen til den ansatte, samt logg for når og på hvilke ordre opptjening og uttak er gjort.