I denne metoden kan man dele opp jobben i flere deler hvor noe kan gå på medgått materiell og arbeid, mens andre deler av jobben kan gå på avtalt pris. Dette styres ved at man oppretter forskjellige jobber under samme ordren som kan defineres på forskjellige måter.
1. Trykk på «Hele menyen» – «Ordrer» – «Serviceordrer«
2. Trykk på «Ny»
3. Skriv navnet til kunden direkte i feltet, trykke på knappen [Alt] eller på nedtrekksmenyen i kundelinjen for å velge kunde
Dersom kunden finnes:
- Bla deg frem til kunden og velg med å trykke på [Enter]
Dersom kunden ikke finnes:
- Trykk på «Ny»
- Skriv inn navn, adresse, telefonnummer og e-post
- Trykk på «Lagre»
- Velg kunden ved å trykke [Enter]
4. Sjekk at ordre-metode er ”Jobbliste” og trykk på «Lagre»
5. Legg inn relevant ordreinfo under mappen «Ordre-opplysninger»
6. Trykk på mappen «Notat»
- Skriv inn det som kunden ønsker utført (kommer med på faktura)
7. Trykk på mappen «Arbeidsbeskr./Internt notat»
- Skriv inn hva som skal utføres hos kunden og nødvendige beskjeder til rørlegger
8. Gå inn på mappen «Jobb-liste (F6)»
- Trykk på «Ny» og velg «Ny Jobb»
- Du får nå opp et bilde hvor du skal gi jobben et jobbnr, en beskrivelse og bestemme om materiell og arbeid skal gå på regning eller fast pris:
- Du kan også i dette bildet bestemme om du ønsker å bruke ordrens bemanning eller at jobb har egen bemanning. Ved bruk av «Bruk ordrens bemanning» vil alle som legges inn på bemanning på ordren få alle jobbene tilsendt sin PDA (Cordel UTE, Handyman og Speedycraft). Dersom du velger «Jobb har egen bemanning» vil du kunne bestemme selv hvilke jobber som skal sendes ut til hvilke medarbeidere. Du vil da få opp en ny fane hvor du setter inn forskjellig bemanning på de forskjellige jobbene.
- Ved valg av «Regning» på materiell og arbeid er funksjonene som vanlig. Alt som blir registret på medgått vil komme inn i fakturagrunnlaget på jobben. Merk at du må ved denne ordremetoden velge riktig jobb når du fører materiell, arbeid og direkte innkjøp i medgått (dette gjelder også for håndholdte systemer, og på inngående faktura/autofakt), slik at registreringene kommer inn på riktig jobb i ordren og blir behandlet riktig videre.
- Ved valg av «Fast pris» på arbeid og materiell kan du velge om du vil sette inn pris på materiell og arbeid direkte bak valget du har gjort på jobben, eller gå inn på «Økonomi» og velge fanen «Kalkyle/Ordrespesifikasjon» for å legge inn den avtalte prisen ved å hente inn varer, timer, rundsummer og skaffevarer under jobben som var på fast pris – alternativt kopiere inn et tilbud ved å bruke «kopier» knappen. Det som blir lagt inn her vil da komme inn på jobben i «Fakturagrunnlag» fanen som en rundsum med navn «Avtalt Pris» og kan faktureres på samme måte.
Utarbeide ordrespesifikasjon
Stå i skjermbildet (skillearket) for «Generelle ordreopplysninger«
Klikk på skillearket «Økonomi» og du kommer inn i skillearket eller skjermbildet for «Fakturagrunnlag (F2)», velg så skillearket som heter «Kalkyle-spesifikasjon/Ordrebekreftelse (Sh+F2)»
(Pass på at du er i det rette skillearket)
Her får du nå opp de jobbene du har opprettet under fanen «Jobber». (I eksemplet under har vi lagt inn teksten etter medgått eller avtalt pris bak jobbnavnet for å vise hva som er hva).
For å utarbeide ordrespesifikasjonen på fast pris jobben har du to muligheter;
- Bruke knappen «Ny» for å legge inn varelinjer, timekategorier, skaffevarer, rundsummer manuelt
- Kopiere inn et tilbud som er laget ved å bruke knappen «Kopier».
- Stå på den riktig jobben og trykk på «Kopier»
- Velg så hvilket tilbud du ønsker å kopiere fra ved å trykke på nedtrekksmenyen bak nr. NB ! Pass på at du har valgt å kopiere fra Tilbud.
- Du kan så trykke på «Aktiver» for å kopiere inn tilbudet. Slett så eventuelle tilbudsbrev og eventuelle linjer som ikke skal være med på dette punktet. Dersom du øsnker kan du også kopiere bare deler av tilbudet ved å trykke på knappen Utvalg og hake ut de linjene du ønsker å kopiere inn i ordren.
- Trykk «Lagre» når materiell/arbeid er lagt til og ordren er nå opprettet.
Fakturere en serviceordre med jobbliste
Når du skal fakturere en serviceordre med jobbliste kan dette gjøres på to måter. Du kan enten fakturere alle jobbene samtidig eller fakturere kun de jobbene som du har satt til ferdig (ferdigmeldte jobber). Når du trykker på Lag faktura får du muligheten til å velge om du skal fakturere alle jobbene, eller kun de som er ferdigmeldt.
Ved å krysse av for «Fakturer bare ferdigmeldte jobber» (orange sirkel i bildet over) vil kun de jobbene i ordren som er ferdigmeldt bli fakturert. Dersom du ikke har kryss i denne boksen vil alle jobber i ordren bli fakturert slik de står.
For å melde en jobb ferdig går du til fanen Jobbliste som du finner under fanen Generelt på ordren. Her klikker du deg inn på den jobben du ønsker å melde ferdig og huker av for ferdig, før du trykker på Lagre.
I bildet over har vi huket av for at jobb 02 – Bytte blandebatteri på bad 2. etg. er ferdig.