I Cordel er det flere forskjellige ordre typer: Serviceordre/Prosjektordre/Butikkordre/Salgsordre.
De mest vanlige ordretypene å bruke mot privat kunder og mindre jobber for andre firma er Serviceordre som vi vil forklare her.
Før man starter å jobbe med ordre kan det være greit å få en oversikt over hvordan bruke de forskjellige registrene i Cordel og hvilken hurtigtaster man har i Cordel. Dette finner du her:
Hvordan bruke hurtigtaster, betjene registre, opprette og endre data?
Nyttige hurtigtaster i Cordel - Ordre
Serviceordre
Serviceordre er delt in i tre metoder:
Medgått: Dette er metoden du bruker når du skal fakturere kunden etter medgått materiell og arbeid brukt på ordren.
Fastpris: Denne metoden bruker du når du har gitt et tilbud til kunden med en avtalt pris på materiell og arbeid.
Jobbliste: I denne metoden kan man dele opp jobben i flere deler hvor noe kan gå på medgått materiell og arbeid, mens andre deler av jobben kan gå på avtalt pris.
Bemanning av ordre for CordelUTE
I Cordel kan man velge om man vil bruke bemanning i CordelUTE for å tildele ordrer til medarbeidere i feltet eller ikke.
Dersom dere ikke bruker bemanning vil medarbeiderne som bruker CordelUTE få tilgang til å registrere mot alle aktive ordrer i Cordel.
Dersom dere bruker bemanning ser du hvordan bemanne en ordre her:
Hvordan eksportere ordre til Cordel UTE?
Man kan velge på brukerprofilen til medarbeideren om det skal brukes bemanning eller ikke. Dette ser du hvordan dere kan endre her:
Hvordan bruke medgått ordre
Her ser du hvordan opprette en medgått serviceordre:
Hvordan opprette serviceordre etter medgått?
Her ser du hvordan registrere medgått direkte på ordren, hvordan hente inn medgått fra CordelUTE eller Dextro og hvordan belaste en ordre fra en autofakt eller inngående faktura:
Hvordan registrere varer/skaffevarer/timer manuelt?
Hvordan hente inn varer og timer fra CordelUTE eller Dextro?
Hvordan hente inn varer fra Autofakt/inngående EHF fakturaer?
Hvordan registrere dir. innkjøp (inngående faktura)?
Alle varer/timer/dir. innkjøp som registreres i en medgått ordre havner automatisk i fakturagrunnlaget på ordren. Om det er medgått i fakturagrunnlaget som ikke skal faktureres kan man gå inn på medgått fanen. Åpne registreringen som ikke skal faktureres og fjerne fakturer krysset. Da vil registreringen forsvinne fra fakturagrunnlaget.
Du kan også endre på mengden av en vare i fakturagrunnlaget. Når du gjør dette vil tallet som viser mengde være blå for å indikere at antallet er satt manuelt.
Hvordan fakturere en medgått ordre
En medgått ordre kan faktureres fortløpende underveis og når ordren er ferdig alt etter hvilken avtale dere har med deres kunde.
For å fakturere ordren fortløpende kan du stå i fakturagrunnlag på ordren og trykke på "Lag Faktura" knappen. Når du gjør dette får du opp et vindu som viser hva som er fakturert tidligere på ordren og hvor mye som står igjen å fakturere. Cordel vil holde styr på hva som er fakturert tidligere og vil ikke fakturere på nytt noe som er fakturert tidligere. Dersom du har fakturert en vare tidligere og so fjernet den fra fakturagrunnlaget vil Cordel kreditere den varen på neste faktura.
Når du skal avslutte ordren og opprette siste faktura trykker du på "Ferdig" knappen. Her vil du få opp et vindu som viser deg om det er noe som står igjen å fakturere. Om ordren skal avsluttes og faktura skal opprettes setter du kryss på "Sett gjennstående klart for fakturering" og "Lag faktura nå". Når du trykker på "Aktiver (F12)" vil fakturaen opprettes og ordren blir avsluttet.
Du kan velge om "Sett gjenstående klart for fakturering" og "Lag faktura nå" kryssene er på eller av som standard ved å trykke på "Standardvalg" knappen på høyresiden i vinduet som kommer når du trykker på "Ferdig" knappen.
Hvordan bruke en serviceordre med fastpris
Fastpris serviceordre brukes vanligvis når du har gitt et tilbud til en kunde med avtaltpris på en jobb som skal utføres.
Du ser hvordan opprette en fastprisordre her:
Hvordan opprette serviceordre med fast pris?
Selv om det er en fastpris ordre er det fortsatt lurt å registrere medgått på ordren for å kunne spore hvilken kostnader du har hatt på ordren og hvor mange timer som ble brukt i forhold til hva som ble kalkulert i tilbudet.
Hvordan registrere varer/skaffevarer/timer manuelt?
Hvordan hente inn varer og timer fra CordelUTE eller Dextro?
Hvordan hente inn varer fra Autofakt/inngående EHF fakturaer?
Hvordan registrere dir. innkjøp (inngående faktura)?
I en fastpris ordre vil medgått som standard ikke dukke opp i fakturagrunnlaget på ordren. Er det likevell medgått som skal faktureres kan du gå til medgått registreringen og sette på fakturer krysset. Når du gjør dette vil varen/timen dukke opp i fakturagrunnlaget i et eget avsnitt for medgått materiell eller medgått arbeid og kan faktureres.
Hvordan fakturere en fastpris ordre
I en fastprisordre kan du fakturere akonto eller hele ordren på en gang.
For å fakturere akonto står du i fakturagrunnlag på ordre og trykker på "Lag Faktura" knappen. Trykk på pilen til høyre der det står "Fakturer Fakt.grunnlag". Velg "Fakturer Akonto". Du kan nå skrive inn beløpet du skal fakturere kunden uten eller inkl.mva. Trykk pill ned etter du har skrevet inn beløpet. Trykk på "Aktiver (F12)" knappen for å opprette fakturaen.
Når du skal avslutte ordren og opprette siste faktura trykker du på "Ferdig" knappen. Her vil du få opp et vindu som viser deg om det er noe som står igjen å fakturere. Om ordren skal avsluttes og faktura skal opprettes setter du kryss på "Sett gjennstående klart for fakturering" og "Lag faktura nå". Når du trykker på "Aktiver (F12)" vil fakturaen opprettes og ordren blir avsluttet.
Du kan velge om "Sett gjenstående klart for fakturering" og "Lag faktura nå" kryssene er på eller av som standard ved å trykke på "Standardvalg" knappen på høyresiden i vinduet som kommer når du trykker på "Ferdig" knappen.
Hvordan bruke en serviceordre med jobbliste
Denne artikkelen forklarer deg alt om hvordan opprette ordren, opprette jobber, velge om jobben er fastpris eller etter medgått og hvordan fakturere ordren: