Viktige registre
For å kunne jobbe mest mulig effektivt med Cordel og tilbudsskriving er det viktig å legge arbeid i å bygge opp gode grunndataregister. Disse registrene er:
- Kunder
- Leverandører
- Varer/prisbok
Samt timekategorier, kalkulasjonspakker (pakker) og standardtekst som kan leses videre i en annen artikkel. De 3 overnevnte registrene beskrives nærmere under:
Kunde/Marked
Kunde-/markedsregisteret benyttes både til arkivering av eksisterende kunder og opprettelse av nye. Registeret blir automatisk sortert i alfabetisk rekkefølge etter hvert som nye navn blir lagt inn. En kunde kan registreres på forhånd under dette menyvalget, eller samtidig med opprettelse av en spesifikasjon, f.eks. et tilbud. Uansett blir kunden lagret her.
Velg menypunkt «Kunder/Marked» under modulen «Basisregistre». Eksempel på skjermbilde:
De kolonnene du ser her kan du endre rekkefølgen på, eller du kan velge andre kolonner i stedet, dette kan leses mer i artikkelen «Standard kolonner».
Menyknappene «Forandre» og «Ny» blir beskrevet her. Les videre i artikkelen for nærmere beskrivelse av øvrige kommandoene.
Forandre en eksisterende kunde
- Du har valgt menypunkt «Kunder/Marked» under modulen «Basisregistre»
- Marker et firma og velg menyknappen «Forandre», evt. tast [Enter] eller dobbeltklikk. Du får frem et bilde med detaljopplysninger om firmaet
- Klikk på skillekortet «Kontaktpersoner (F4)» får å få spesifisert disse:
- Gjør aktuelle endringer, og velg «Lagre» for å avslutte og lagre bildet
- Ønsker du ikke å lagre endringene, velger du «Avbryt [Esc]«
- Knappene til høyre i skjermbildet blir beskrevet videre i artikkelen
Opprette ny kunde
Kunden kan opprettes under dette menyvalget eller samtidig med opprettelse av en spesifikasjon, f.eks. et tilbud.
- Du har valgt menypunkt «Kunder/Marked» under modulen «Basisregistre»
- Velg knappen «Ny», og du får opp et tomt kundeskjermbilde
- Registrer aktuell informasjon om kunden under de forskjellige skillekortene
- Velg «Lagre» når du har tastet inn aktuell informasjon om kunden. Dette avslutter kunden, og gir deg et nytt, tomt skjermbilde for registrering av neste kunde. Nytt kundenr. utfylles automatisk. Dette kan du likevel endre, men du kan ikke ha 2 kunder med samme kundenummeret. Nummeret løper hele tiden fra det høyeste registrerte nummeret.
- Når aktuelle kunder er registrert, tastes [Esc] for å returnere til kundeoversikten.
Litt om kundeskjermbildet
- Du kan bruke musen eller [Enter], [Tab] og piltastene, for å bevege deg mellom feltene.
- Under skillekortet «Generelt (F2)«, legges inn navn, adresse, tlf o.l.
- Tast [F3] eller klikk på skillekortet «Salgsinformasjon (F3)» for å legge inn kalk.metoder, bet.betingelser og annen salgsinformasjon på kunden
- «Kontaktpersoner (F4)» gir deg mulighet til å lagre navn, telefonnr. og titler på kontaktpersonene hos kunden
- Skillekortet «Notat (F9)» gir deg tilgang til å skrive et notat om kunden med ubegrenset lengde.
Leverandør
Leverandørregisteret fungerer stort sett på samme måte som kunderegisteret, jf. artikkelen ovenfor. Leverandørene blir automatisk sortert i alfabetisk rekkefølge etter hvert som nye blir lagt inn.
- Du har valgt menypunkt «Leverandører» under modulen «Basisregistre»
- Velg deretter menyknapp «Ny» for å registrere en ny leverandør
- Legg inn aktuelle opplysninger, og avslutt med «Lagre»
- Registrer neste leverandør og avslutt med «Lagre» igjen, etc.
- Når aktuelle leverandører er registrert, tastes [Esc] for å returnere til leverandøroversikten
Litt om leverandørskjermbildet
Dette er ganske likt kundeskjermbildet, jf. artikkelen ovenfor. I tillegg har du her skillekortet «Automatisk bestilling (F7)». Dette punktet er spesielt for kunder av rørgrossister/elektrogrossister, og kunder som ønsker denne spesialfunksjonen bes ta kontakt med oss eller sin saksbehandler hos grossisten.
Menyknappen «Rabattavtale (F8)» viser din avtale hos vedkommende leverandør og gir deg også mulighet til å endre eller tilføye nye rabattgrupper.
Ved hjelp av menyknappen «Bestillinger (F3)«, får du opp alle bestillingene som er sendt til denne leverandøren, med mulighet for å opprette flere med menyknappen «Ny».
Varer/Prisbok
Velg menypunkt «Varer/Prisbok» under modulen «Basisregistre».
Søking i prisbok
- Stå i vareregisteret og trykk på «Let»
- Når markøren står i feltet for varenr. kan du taste starten på dette. Søking skjer automatisk
- Desto mer du skriver av varenr., desto nærmere vil du komme
- For å starte nytt søk må markøren stå i begynnelsen av varenr.
- Du kan også stå i kolonnen beskrivelse og søke på vareteksten
For å hente søkegrupper (stikkord) taster du [ALT]-tasten (evt. [scrolle]-tasten) når du står i varenr. kolonnen. Skriv inn starten på søketeksten (for eksempel PRK) og søking skjer automatisk. Flytt markøren til aktuelle stikkord og tast [Enter]. Du vil da komme til første vare i aktuelle søkegruppe.
Mest brukte varer
I vareregisteret kan du merke de varene som du oftest bruker i tilbudsskrivingen slik at du raskere finner tilbake til disse når du leter etter varer.
- Stå i vareregisteret og finn frem til ønsket vare
- Slå opp på varen ved å trykke [Enter]
- Kryss av i feltet «Mest brukt»
- Trykk på «Lagre»