Registeret
- Klikk på «Hele menyen» – «Leverandørrestkontro» – «Inngående faktura»
- I registeret kan en foruten opprette nye inngående fakturaer, redigere på eksisterende, slette, lete, filtrere og konfiguere.
- Du kan gjøre utvalg på saksbehandler, se menyfelt «saksbehandler» på skjermbildet under. Dessuten kan en valgt saksbehandler velge å vise bare «Godkjente», «Ikke godkjente», «Ikke behandlede», «Bokførte» og «Ikke Bokførte» fakturaer. På denne måten kan alle saksbehandlerne lett finne de fakturaene de har ansvar for, og som ikke er behandlet.
Under er et eksempel på en manuell inngående faktura opprettet i inngående fakturaregisteret.
Klikk «Ny» – «Manuell»
Dette bildet har mye informasjon og funksjonalitet. Her følger forklaring.
Leverandør
Kan settes inn på tre måter: taste inn bankkontonr., taste inn leverandørnr. eller velge fra leverandørregisteret. Feltene henger sammen, og fyller du ut det ene, vil de andre fylle seg ut selv. Det forutsettes at bankkontonr. og/eller factoringnr. til leverandøren er fylt ut i leverandørregisteret. Bankkonto-feltet har innebygd sjekk på gyldig kontonr. og gir melding dersom inntastet ugyldig nr.
Registering
| Fakturanr. | Tastes inn fra papirfakturaen |
| Fakturadato | Tastes inn fra papirfakturaen |
| Forfall | Fylles automatisk ut på bakgrunn av standard betalingsbetingelser som er satt på leverandøren i leverandørregisteret. Forfall kan i alle tilfelle manuelt utfylles. |
| Lev. Ordrenr. | Leverandørens ordrenr. Feltet har ingen funksjonalitet i Cordel, brukes kun til opplysning. |
| Referansenr. | Leverandørens referansenr. Feltet har ingen funksjonalitet i Cordel. |
| Stikkord | Bør fylles ut med opplesninger om hva/hvilken jobb fakturaen gjelder. Forenkler i så fall søk på tidligere fakturaer dersom det fins mange fakturaer på denne leverandøren. |
| Beløp m/MVA | Bruttobeløp på giroen. |
| Moms | MVA av beløp. Feltet kan ikke manuelt redigeres. MVA-beløpet er avhengig av nettobeløp og posteringer og de ulike brukte MVA-kodene/-satsene. |
| Beløp u/MVA | Nettobeløp på fakturaen. |
| Bankkonto | Dette kontonummeret kan avvike fra bankkontonr. øverst på fakturaen (ved factoring). Det er uansett dette (nederste) kontonr. som bli betalt til ved remittering. |
| KID | Tastes inn fra giroen. Feltet har kontroll på inntasting av feil KIDnr. |
| Kjøpt av | Hvem i bedriften har bestilt varene/tjenestene på denne fakturaen |
| Saksbehandler | Den/de som skal godkjenne fakturaen. Man kan knytte den inngående fakturaen til inntil 3 forskjellige saksbehandlere som skal godkjenne den. |
Regnskapsopplysninger (Øverst i midtre kolonne på den inngående fakturaen)
Bilagsnr., regnskapsår, periode, registreringsdato, bokført dato, bilagsdato.
Bilagsdato må være innenfor valgte periode. Andre datoer kan avvike fra perioden om ønskelig.
Godkjenning faktura/saksbehandlere
| Status | Saksbehandler kan endre status på fakturaen. Status kan være «Ikke behandlet», «Godkjent» eller «Ikke godkjent». |
| Kommentar | Saksbehandler kan kommentere f. eks. hvorfor fakturaen ikke er godkjent. Dette gjøres ved å klikke på «…» knappen bak godkjenningsmenyen. |
Belastning av ordre/bestilling
Fakturaen kan være knyttet til en bestilling, en ordre eller begge deler og kan kostnadsføres disse gjennom å klikke på «Belast ordre».
Følgende skjer ved «belast ordre»:
| Faktura er tilknyttet prosjektordre eller annen ordre/jobb med avtalt pris | Kostnadene på fakturaen går inn som kostnader på prosjektet (og på eventuelt anført jobb) under medgått direkte innkjøp. |
| Faktura er tilknyttet serviceordre eller prosjektordres tillegg etter regning | Kostnadene går inn på ordrens medgått direkte innkjøp. I tillegg vil beløpet pluss eventuelt anført påslag legges til i fakturagrunnlaget for ordren eller tillegget som et beløp med teksten fra «beskrivelse»-boksen. Teksten i «beskrivelse»-boksen vil også legge seg inn i «stikkord»-feltet (30 tegn) dersom stikkord ikke er fylt ut manuelt. |
| Faktura er (også) tilknyttet bestilling | Fakturaen legges inn på bestillingen under «Faktura (F8)» som er bestillingens fakturakontroll. Dette vil uansett ikke påvirke bestillingens mottakskontroll. |
Betaling
Her kan betalingsgodkjenner gjøre følgende:
| Betalingsdato | Dersom man ønsker å betale på annen dato enn forfall. |
| Godkjent av | Ved å krysse av her vil dagens dato og pålogget brukers(med rettighet til å betalingsgodkjenne) initialer fylles ut. |
| Belast konto | Dersom man ønsker å utbetale fra annen bankkonto enn standard. Må velges før godkjenning. |
Posteringer
Her kan man postere fakturabeløpet på flere hovedbokskontoer og bruke ulike MVA-koder/satser. Antall felt man ser i denne lista er avhengig av hvilke dimensjoner som er aktive i inneværende regnskapsår. (Se Dimensjoner under Etablere regnskap og Konfigurasjon)
Spesifikasjon
Her kan legges detaljspesifikasjon/varer fra den inngående fakturaen. Det er ikke vanlig å fylle ut spesifikasjonen på manuelle inngående fakturaer. Inngående fakturaer fra «Autofakt» vil være automatisk utfylt med spesifikasjon (Autofakt blir ikke omtalt i denne artikkelen).
Dersom spesifikasjon er utfylt, kan den innholde poster mot mer enn en ordre. Ordrebelastning av fakturaen vil i så fall belaste flere ordrer.
Faktura
Her scannes fakturaen inn så man kan ha et bilde av det originale papirbilaget. Scannede fakturaer har ingen funksjon i programmet, de brukes til saksbehandling og godkjenning/lagring av originalbilag.