Forenklet foregår remittering på følgende måte: Du eksporterer en fil inneholdende de fakturaene du ønsker å betale. Denne filen leser du inn i nettbanken din. Du vil da få en liste med fakturaer som må godkjennes i nettbanken, og som så legger seg i forfallsregisteret i nettbanken. Dette blir på akkurat samme måte som om du manuelt skulle legge inn fakturaer til forfall i nettbanken. Forskjellen er at du kan importere en liste fra Cordel inn i banken i stedet for å legge inn manuelt begge steder. Når du har importert listen, er øvrig saksbehandling i banken lik den du alltid må gjøre for å godkjenne og klargjøre fakturaer for betaling.
NB! Noen banker har gått bort fra å bruke Java, og i de fleste tilfeller vil du da selv måtte finne filene når de skal importeres i Cordel (som oftest ligger de da i «nedlasinger» i windows utforsker dersom du ikke selv har valgt å lagre filene fra nettbanken et annet sted).
Remitteringsarbeidet kan deles inn slik:
- Eksporter betalingsgodkjente fakturaer fra Cordel (må også være bokført)
- Hent inn betalingsgodkjente fakturaer i nettbanken (ligger som regel under «send filer» i nettbanken)
- Send mottaksretur fra nettbanken (ligger som regel under «hent filer» i nettbanken)
- Send avregningsretur fra nettbanken (ligger som regel under «hent filer» i nettbanken)
- Hent inn mottaksretur og avregningsretur i Cordel
1. Eksporter betalingsgodkjente fakturaer fra Cordel
- «Hele menyen» – «Leverandørreskontro» – «Remittering»
- Klikk «Direkte remittering (F8)»
- Remitteringsregisteret innholder alle inngående fakturaer som er både betalingsgodkjent og bokført, som enda ikke er registrert utbetalt. – Altså alle inngående fakturaer som skal betales. Dersom deler av en faktura er blitt betalt av ulike grunner, vil den fortsatt ligge i remitteringsregisteret.
- I dette bildet skal du velge hvilke betalingsklare inngående fakturaer du ønsker å sende til banken. På bildet over er det valgt å sende alle inngående fakturaer som ikke er betalt.
- Du kan velge fakturaer på følgende måter:
| Eksport alle fakturaer som ikke er betalt | Eksporterer alle fakturaene i remitteringsregisteret med status «Ikke eksportert» |
| Eksporter fakturaer fra valgt leverandør | Her kan du angi hvilken leverandørs fakturaer med status «Ikke eksportert» du ønsker å eksportere til banken |
| Eksporter fakturaer med betalingsdato fra og med, til og med | Eksporterer alle fakturaer med betalingsdato fra og med gitt dato til og med gitt dato som har status «Ikke eksportert» |
| Merk fakturaer | Her kan du merke fritt de fakturaene med status «Ikke eksportert» du ønsker å sende til banken. OBS! Merking kan også brukes i kombinasjon med de andre utvalgene. |
- Klikk «Aktiver (F12)» og du en slik melding:
- Disse fire fakturaene vil da endre status i remitteringsregisteret til «Venter» på bekreftelse. Neste prosedyre skjer i nettbanken.
2. Hente inn betalingsgodkjente faktuaer i nettbanken
Ulike nettbanker har ulike oppsett for import av remitteringsfiler. Når filoppsettet i banken er satt opp og peker på korrekt filnavn og – plassering er prosedyren for å få lest inn fila fra Cordel lignende dette:
- Send fil, velg fil, Godkjenn fakturaer til forfall
3.Send mottaksretur fra nettbanken
4. Send avregningsretur fra nettbanken
5. Hent inn mottaksretur og avregningsretur i Cordel
Slik henter du inn de to returene:
- «Remittering» – «Import kontering (F9)» – «Import konteringsfil fra BBS»
- Under filnavn velger du først mottaksreturfila (deretter avregningsfila)
- Trykk så på Aktiver (F12)
Dersom din nettbank fortsatt bruker Java (f. eks. DNB) kan det settes opp en fast filsti under feltet «Filnavn» slik at Cordel automatisk tar med seg både mottaksretur og avregingsretur i samme operasjonen. Bruker du derimot en nettbank uten Java vil du måtte hente inn en og en fil.
- Hvis ønskelig kan du skrive ut en konteringsliste. Da må du krysse av for «Skriv ut konteringsliste».
- Klikk «Aktiver (F12)», du vil da få en lignende rapport på papir og/eller skjerm:
Etterfulgt av en melding som forteller deg at Cordel har lest inn x antall filer som har bestått av x fakturaer som ble betalingsregistrert.
Nå skal de fire fakturaene forsvinne fra remitteringsregisteret og legge seg i utbetalingsregisteret i serien Import konteringsfil og i bilagsregisteret i serien Bank elektronisk.
Status
Alle inngående fakturaer som kommer inn i remitteringsregisteret vil få status ”Ikke eksportert”. Dette betyr at de ikke er er eksportert til fil, og dermed ikke kommet inn i banken. Inngående fakturaer i remitteringsregisteret kan ha følgende status:
| Ikke eksportert | Fakturaen er ny – er ikke eksportert til fil |
| Autogiro/eFaktura | Du har en eFaktura – eller Autogiroavtale med leverandøren. Fakturaen blir ikke eksportert siden den blir automatisk lagt inn i nettbanken (eFaktura) eller direkte trukket fra bankkonto (Autogiro). Ved Autogiro må du manuelt kontere/registrere utbetalingen i Cordel. |
| Venter på bekreftelse | Fakturaen er eksportert til fil. Cordel antar at den blir lest inn i nettbanken og venter på konteringsfil-import fra banken sin bekrefter at betalingen er utført. |
| Mottatt av banken (Kun ved TelePay) | Banken har mottatt fakturaen, men den er ikke betalt ennå. |
| Avvist av banken (Kun ved TelePay) | Banken har mottatt fakturaen, men har ikke godkjent den – kan skyldes feil kontonr,, KID-nr etc. |
| Manuelt kontert | Fakturaen er eksportert, men du har manuelt bekreftet betalingen – ikke lest inne konteringsfil fra banken som inneholder denne fakturaen. Betalingen er registrert, men ny restanse på fakturaen er ulik null. |
| Avregning bekreftet | Betaling er registrert, men ny restanse på fakturaen er ulik null. |
Vanligvis vil du kun se statusene «Ikke eksportert» og «Venter på bekreftelse» i remitteringsregisteret.
Viktig: Du må alltid importere i bank etter eksport fra Cordel. Eksport nr 2 fra Cordel vil skrive over eksportfil nr 1.
Korrigering i remittering
Det hender at filer overført til banken inneholder feil slik at banken ikke klarer å ta imot utbetalingsregistreringen fra Cordel. Denne registreringen vil ved mottaksretur får status «Avvist av banken».
Erfaringsvis kan en slik avvisning skyldes:
- Manglende adresse på leverandør i leverandørregister
- Feil bankkontonummer
- Mangler fakturanummer eller KID-nummer
Rett først opp i remitteringsdata for aktuell betaling. ved å dobbeltklikke på linjen i remitteringsregisteret. Her kan du blant annet endre KID-nr., kontonummer, samt gå inn på leverandørdata for å endre adresse, fast kontonummer for denne leverandøren osv.
Det er ikke nødvendig å korrigere status fra «Avvist av banken» til «Ikke eksportert» for at denne skal komme med på neste remitteringskjøring. Denne remitteringslinjen vil komme med på neste remittering fra Cordel (dersom du ikke velger et utvalg denne ikke inngår i).