Ved oppretting av en prosjektordre velges en forhåndsdefinert ordremetode som inneholder et sett av parametere som påvirker hvordan ordren kalkuleres og faktureres.
Standard ordremetoder, som velges ved opprettelse av en ordre, defineres i oversikt over ordrer under konfigurering. De ligger på samme plass for alle ordretyper: serviceordrer, prosjektordrer, salgsordrer og butikkordrer, men hver ordretype har sine egne selvdefinerte ordremetoder.
I ordreoversikt trykker du på Konfig. knappen og velger "Ordremetoder / Spesifikasjon".
Du kommer da til liste over alle standard ordremetoder for valgt ordreregister. Velg en eksisterende ordremetode og trykk på Forandre for å endre den eller trykk på Ny for å opprette ny standard ordremetode.
Vi skal bruke som et eksempel ordremetode for prosjektordre med fakturering med %innestående.
Navn metode:
Fritt definert metodebeskrivelse (for gjenkjenning).
Kontraktstype.
Ved å klikke på menyknappen i dette feltet får du 2 valg:
- Avtalte enhetspriser: innebærer at en kan produsere (levere) et større antall eller verdi enn det som er spesifisert pr. post i anbudet.
- Avtalte mengder og beløp: innebærer at en ikke kan produsere mer enn det som er spesifisert.
Periodeinndeling:
Lengden på tidsintervallet ved inndeling i perioder, bl.a. for fakturering og melding av produsert verdi.
Tiden mellom prosjektstart og prosjektslutt deles automatisk inn i perioder.
Ved å klikke på menyknappen får du 3 valg.
- Måned (normalt for større prosjekter ).
- Uke
- Fritt definert (perioder opprettes etter behov fra/til dato)
Melde produsert mot:
Her bestemmer du hvordan du ønsker å melde utført og beregne produksjonsverdien etter hvert som prosjektet skrider fram, dvs. pr. periode i forhold til ovenfor. Det kan benyttes 2 hovedprinsipp:
- Ved å angi % eller beløp pr. post
Det angis en %-andel av en post som er utført og Cordel beregner en verdi ut fra den summen som er kalkulert på posten. Denne metoden benyttes ofte på større anlegg, der melding foregår mot hovedposter. - Ved å angi produsert antall pr. post
En må da melde antall mot detaljpostene slik som disse er spesifisert i anbudet.
Verdien pr. post beregnes som antall produsert x anbudets enhetspris
Verdien pr hovedpost eller avsnitt beregnes automatisk som summen av alle underliggende poster.
Denne metoden benyttes normalt der en ikke benytter NS3451 for oppbygging av spesifikasjonen.
Ved då klikke på menyknappen kan du velge hvilket nivå du ønsker å melde produsert mot for et gitt prosjekt.
Faktureringsmetode:
Angivelse av faktureringsmetode for prosjektet. Ved å klikke på menyknappen får du følgende valg:
Valg av faktureringsmetode påvirker hvordan fakturaplanen settes opp.
Hvordan fakturere med metode Produserte mengder kan du lese her.
Dersom du velger metode Produsert – innestående (normalt for større anbud) må du også angi
%-andel for innestående (reserve). Hvordan fakturere med innestående kan du lese her.
Hvordan fakturere med metode Akonto ihht. Betalingsavtale kan du lese her.
Metode Akonto. Sluttfakt. ihht. produsert er kombinasjon av 2 metoder: akonto og produsert. Ordren faktureres som med metode Akonto ihht. Betalingsavtale fram til siste sluttfaktura, og den blir beregnet som beløp totalt produsert på kontrakten minus beløp fakturert på kontrakten.
Kontraktsavdrag og tilleggsordrer på separate fakturaer
Når dette valget er krysset av vil systemet automatisk ved faktureringen skille avdragsnotaer og fakturaer på tilleggsordrer.
JOBB-ADMINISTRASJON.
Her velges detaljnivå for registrering av medgått kostnader (materiell og timer).
Du kan velge mellom 2 nivå når du klikker på menyknappen i respektivt felt:
Valg av nivå har følgende betydning:
- Dersom du ikke trenger (eller ønsker) styring på jobbnivå, velger du alternativ 1: Kontrakt/Tillegg. Ved registrering må du da bare skille mellom kontrakt og tilleggsordrer. NB! Ved dette valget kan du ikke registrere medgått spesifikk mot en tilleggsordre med fast pris. Da registreres medgått på generelt nivå Tillegg.
- Dersom du ønsker å kontrollere kostnader og styre framdrift mot jobber som opprettes på prosjektet, må du velge alternativ 2: Jobb fra jobbliste. Konsekvenser av valget er at du ved registrering alltid må angi jobbnummer. Dvs. du må også opprette jobb(-er) under KONTRAKT og velge en jobb der i fra for å kunne registrere medgått under kontrakt.
Anbefalt registreringsnivå vil være individuelt.
Bruk Std. jobbliste:
Her velger du fra liste over standard jobblister som dere selv legger/bygger opp i Hele menyen-> Basisregistre-> Std. mengdeskjema. Valgt jobbliste blir automatisk lagt under KONTRAKT ved opprettelse av en ny ordre.
Priskalkyle (F3).
Priskalkylen inneholder alle påslagsfaktorer og parametere for beregning av enhetspriser, avrunding, lønnsomhetskontroll, etc.
Oppsettet har tilsvarende innhold som i anbudskalkulasjon.
Når du oppretter prosjektordre fra anbud vil alle disse faktorene overføres automatisk. Det samme gjelder enhetspriser som er låst i anbudet.
Dersom prosjektordren ikke blir kopiert fra anbud, vil det være de parametere på valgt standard ordremetode som gjelder.
Påløpte sosiale og indirekte kostnader for prosjektet blir beregnet ut fra registrerte(medgåtte) timer og oppsettet på ordremetode, på følgende måte:
1. Timekostnader = Medarbeiders grunnlønn x Antall timer (sum for alle medarbeidere)
2. Sosiale kostnader = Timekostnader x 0,4 (fordi ble lagt 40 % på ordremetode på "Sosiale kostnader")
3. Ind. kostnader = Timekostnader x 0,75 (fordi ble lagt 75 % på ordremetode på "Indirekte kostnader")
Klikker du på knappen Tarifftillegg (F7) og endrer %-satser blir også grunnlaget for beregning av kalkulerte lønnskostnader og antall timer endret, og hele kontrakten må da rekalkuleres.
Priskalkyle for tilleggsordrer
Priskalkylen vil innvirke på tilleggsordrer (ekstra arbeid utenom avtalt kontrakt) på 2 måter:
- Ved beregning av enhetspriser, totalsum og fortjeneste når en kalkulerer og evt. gir tilbud på tilleggsjobber til fast pris.
- Ved beregning av enhetspriser for tilleggsjobber som er etter regning/etter medgått.
Dersom du ikke gjør noen endringer under dette punktet vil standard kalkyleparametere også bli brukt ved behandling av tilleggsordrer.
Dersom du vil lage egen priskalkyle for tilleggsjobber klikker du på knappen Priskalkyle i tilleggsordrer (^ F7).
Sett "v" i feltet for : "Egen priskalkyle-metode for tilleggsordrer"
En del av feltene i skjermbildet nedenfor blir da åpnet for redigering (hvite).
Dersom du også setter "v" i feltet for: "Egne standardpåslag pr. gruppe for ekstra" vil alle feltene under gruppen "MATERIELL" bli redigerbare (Std. Leverandørrabatt, Std. Omkostn./svinn og Standard påslag).
Se eks. nedenfor:
Oppdaterings-parametre (F4).
Hvordan du setter opp oppdateringsparametere, særlig for å kalkulere pris på materiell i kontrakten (hvis spesifikasjon ikke er kopiert fra tilbud) og/eller på tilleggsordrer, kan du lese her under avsnittet Beregning av materialpris.
Endring av ordremetode på en eksisterende ordre.
Når en ordremetode er valgt for en prosjektordre, skal det normalt ikke være behov for å endre på dette oppsettet. Etter første faktura fra ordren bør ikke oppsettet endres og noen parametere skal ikke endres.
Velg en ordre. Klikk på fane Generelt og skillearket for Ordre-opplysninger(F12).
Her klikker du på knappen Ordremetode og du får opp et skjermbilde med oppsettet for den aktuelle metoden. Alle felt i bildet er i utgangspunktet låst (grå).
Klikk på knappen Forandre (Sh+F2). De felt som kan endres blir da åpnet (hvite).
NB! Det er ikke anbefalt å endre "Faktureringsmetode" etter at det har blitt opprettet fakturaer med kontraktsavdrag. Det kan føre til feil for beregning av kotraktsavdrag på nye fakturaer.